[科普中國(guó)]-文件管理

簡(jiǎn)介

文件管理是操作系統(tǒng)中一項(xiàng)重要的功能。其重要性在于，在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，用戶的程序和數(shù)據(jù)，操作系統(tǒng)自身的程序和數(shù)據(jù)，甚至各種輸出輸入設(shè)備，都是以文件形式出現(xiàn)的?？梢哉f(shuō)，盡管文件有多種存儲(chǔ)介質(zhì)可以使用，如硬盤(pán)、軟盤(pán)，光盤(pán)，閃存，記憶棒，網(wǎng)盤(pán)等等，但是，它們都以文件的形式出現(xiàn)在操作系統(tǒng)的管理者和用戶面前。

文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結(jié)構(gòu)和管理。所謂文件管理，就是操作系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件統(tǒng)一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實(shí)施文件管理所需要的一些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的總稱(是操作系統(tǒng)中負(fù)責(zé)存取和管理文件信息的機(jī)構(gòu))從系統(tǒng)角度來(lái)看，文件系統(tǒng)是對(duì)文件存儲(chǔ)器的存儲(chǔ)空間進(jìn)行組織，分配和回收，負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)，檢索，共享和保護(hù)。從用戶角度來(lái)看，文件系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)"按名取存"，文件系統(tǒng)的用戶只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無(wú)需知道這些文件究竟存放在什么地方。

功能① 集中存儲(chǔ)，統(tǒng)一的文檔共享

②權(quán)限管理，可針對(duì)用戶、部門(mén)及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作

③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件內(nèi)容，快速?gòu)暮Ａ抠Y料中精準(zhǔn)查找所需文件

④ 文檔審計(jì)，描述了文檔生命周期全過(guò)程中的每一個(gè)動(dòng)作，包括操作人、動(dòng)作、日期時(shí)間等信息，通過(guò)審計(jì)跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。

⑤ 版本管理，文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯(cuò)誤版本的使用，同時(shí)支持歷史版本的查看、回退與下載。

⑥ 自動(dòng)編號(hào)，可自由組合設(shè)計(jì)編號(hào)規(guī)則。

⑦ 鎖定保護(hù)，文檔作者和管理權(quán)用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當(dāng)文檔需要修改或刪除時(shí)，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

⑧ 規(guī)則應(yīng)用，系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則，指定動(dòng)作、條件和操作，當(dāng)動(dòng)作觸發(fā)符合設(shè)定的條件，系統(tǒng)則自動(dòng)執(zhí)行規(guī)則的操作。

⑨ 存儲(chǔ)加密，文件采用加密存儲(chǔ)，防止文件擴(kuò)散，全面保證企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

⑩數(shù)據(jù)備份，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)備份和完整數(shù)據(jù)備份雙重保護(hù)，全面保障系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性。用戶可自行設(shè)定備份時(shí)間及位置，到達(dá)指定時(shí)刻，系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行備份操作。

? 文檔借閱，借出過(guò)程中可控制用戶訪問(wèn)權(quán)限。被借閱用戶會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間對(duì)借出的文檔自動(dòng)進(jìn)行收回處理。

? 審批流程，可自定義審批流程，實(shí)現(xiàn)流程固化，解決企業(yè)內(nèi)部流程審批混亂的問(wèn)題。

? 統(tǒng)計(jì)報(bào)表，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)人員、部門(mén)文檔使用情況和文檔的存儲(chǔ)情況

隨著信息化進(jìn)程，文件管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進(jìn)行文件管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問(wèn)題：

① 海量文件存儲(chǔ)，文檔存儲(chǔ)分散，管理困難；

② 查找緩慢，效率低下；

③文件版本管理混亂；

④ 文件安全缺乏保障；

⑤ 文檔的命名和存儲(chǔ)無(wú)法規(guī)范化；

⑥ 文件無(wú)法有效協(xié)作共享；

⑦ 知識(shí)管理舉步維艱等。

所以文件管理逐漸成為國(guó)內(nèi)外業(yè)界研究的熱點(diǎn)。

方式一般企業(yè)對(duì)文檔安全的管理方式大致分為以下四個(gè)階段：

第一階段：制定企業(yè)內(nèi)部保密制度，嚴(yán)格限定機(jī)密文檔接觸人群范圍，設(shè)立保密管理機(jī)構(gòu)，指派專人保管機(jī)密文件，通過(guò)制度和紀(jì)律約束來(lái)保證文檔的安全。

第二階段：隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，單純通過(guò)制度進(jìn)行文檔安全管理越來(lái)越力不從心，企業(yè)開(kāi)始采用專門(mén)的保密設(shè)備來(lái)管理機(jī)密文檔，如安裝專門(mén)的涉密計(jì)算機(jī)、使用認(rèn)證存儲(chǔ)設(shè)備等。

第三階段：為適應(yīng)信息化工作及無(wú)紙化辦公的要求，同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為了應(yīng)對(duì)來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的威脅，很多企業(yè)采用堵塞的方式，如內(nèi)網(wǎng)隔離、封USB口、禁止打印等方式管理內(nèi)部機(jī)密文檔。

第四階段：隨著應(yīng)用的深入，人們逐漸認(rèn)識(shí)到通過(guò)上述制度約束和封堵的方式，并不能從根本上解決泄密的問(wèn)題，給員工的日常工作也帶來(lái)了極大的不便，嚴(yán)重降低了工作的積極性與工作效率，越來(lái)越不能適應(yīng)管理的需求。企業(yè)迫切需要通過(guò)一種更人性化的方式來(lái)進(jìn)行文檔安全管理，這樣的文檔加密軟件在文檔安全管理應(yīng)用方面成為當(dāng)前的主流方式。

文件在數(shù)據(jù)庫(kù)中的表示在SQL Server中建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)OfficeFiles，然后在其中建立一個(gè)數(shù)據(jù)表Physics，其結(jié)構(gòu)如圖2所示，與客戶程序界而管理的文件對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄如圖3所示。字段“級(jí)別”說(shuō)明了該記錄信息是屬于文件夾還是文件，如果值為0，則表明是文件，否則是文件夾，并表明是哪級(jí)文件夾(例如:字段“文件夾”值為“成人教育|計(jì)算機(jī)應(yīng)用”，則該字段值為2);字段“文件夾”說(shuō)明了文件或文件夾在邏輯上的絕對(duì)路徑(為方便操作，在路徑的文件夾之間以及路徑末段插入了一個(gè)“|”分割符，因此，用戶在新建文件夾或重命名時(shí)，系統(tǒng)不允許在文件夾名中出現(xiàn)“|”);字段“文件名”說(shuō)明了存儲(chǔ)的文件的文件名，其值為文件名的全稱，即文件名包括擴(kuò)展名，如果值為“*"，則表明該記錄是屬于文件夾，而不是文件;字段“文件”是用于存儲(chǔ)文件內(nèi)容的，數(shù)據(jù)類型為Image，如果是文件夾，則無(wú)須過(guò)問(wèn)該字段。1

國(guó)內(nèi)的文件管理系統(tǒng)，包括有：開(kāi)始文檔管理系統(tǒng)專注文檔的管理,解決企業(yè)與組織等多用戶間的文檔傳輸、共享版本與安全，系統(tǒng)為B/S結(jié)構(gòu)加C/S結(jié)構(gòu)，可完美使用于各種環(huán)境。系統(tǒng)支持分布式存儲(chǔ)、支持HA雙機(jī)熱備、支持多服務(wù)器集群，可以滿足大量用戶、高并發(fā)等需求2。

edoc2文檔管理系統(tǒng)edoc2為企業(yè)提供了一個(gè)易用，安全，高效的文檔管理系統(tǒng)。通過(guò)edoc2，企業(yè)可以集中存儲(chǔ)和管理海量文檔和各類的數(shù)字資產(chǎn)（如Office文檔，電子郵件，多媒體文檔，工程設(shè)計(jì)文檔等等）。edoc2采用了領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和加密技術(shù)，以保障文檔的安全。通過(guò)edoc2企業(yè)可以更高效地管理文檔的整個(gè)生命周期：創(chuàng)建、修改、版本控制、審批程序、存儲(chǔ)、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的產(chǎn)品線可以適應(yīng)任何規(guī)模和復(fù)雜程度的公司體系。

三品EDM文檔協(xié)同管理系統(tǒng)幫助企業(yè)集中規(guī)范管理圖文檔，提升企業(yè)技術(shù)掌控力，主要的功能點(diǎn)有：集中存儲(chǔ)、分類管理、文檔編碼、文檔歸檔、文檔發(fā)布、版本管理、業(yè)務(wù)定義、工作計(jì)劃、搜索定位、流程審批、流程提醒等，幫助企業(yè)解決圖文檔管理的混亂狀態(tài)，讓企業(yè)文檔圖紙管理“井井有條”。

致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合，各功能間緊密關(guān)聯(lián)，全程無(wú)縫管理。

HOLA企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)為企業(yè)提供包含知識(shí)管理、文檔管理以及專業(yè)化咨詢服務(wù)在內(nèi)的企業(yè)內(nèi)容管理整體解決方案，幫助行業(yè)客戶理解、規(guī)劃、成功實(shí)施企業(yè)內(nèi)容管理戰(zhàn)略。

易度文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)解決文檔的存儲(chǔ)、安全管理、查找、在線查看、協(xié)作編寫(xiě)及文檔發(fā)布控制等問(wèn)題。

網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)：網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)是基于云存儲(chǔ)的文件存儲(chǔ)、傳輸平臺(tái)，使文件的管理更加高效便捷。其無(wú)限量的存儲(chǔ)空間、多移動(dòng)終端的協(xié)同工作，使網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)得到企業(yè)和個(gè)人的青睞。目前，國(guó)內(nèi)較為知名的網(wǎng)盤(pán)有115、同步盤(pán)、華為網(wǎng)盤(pán)等。

國(guó)外的文件管理系統(tǒng)，包括有：DocMgr,使用的是postgresql數(shù)據(jù)庫(kù)

KnowledgeTree Document Management,除了開(kāi)源的版本，還有商業(yè)版本可用

MyDMS

OwnCloud：源于德國(guó)的著名開(kāi)源軟件項(xiàng)目，目前已經(jīng)被一家叫做常青科技的公司引入中國(guó)，該項(xiàng)目提供了一套強(qiáng)大的系統(tǒng)解決方案，是一套兼顧移動(dòng)性和安全性的云存儲(chǔ)文件管理解決方案。能為企業(yè)或項(xiàng)目提供集中式的文件存儲(chǔ)、上傳和共享服務(wù)，特別適合企業(yè)建立自己專用的文件管理系統(tǒng)，是非結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)和多媒體文件的存儲(chǔ)管理的首選平臺(tái)，實(shí)施該項(xiàng)目最大的價(jià)值在于取得企業(yè)運(yùn)營(yíng)最關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)的控制權(quán)。

其他flickr、yupoo等在線圖片管理網(wǎng)站，只能管理圖片，不能管理其他類型的文件

工具Windowns資源管理器3

QTTab文件整理工具

FreeCommander文件整理工具

Total Commander文件整理工具

Everything文件名搜索工具

Ava Find文件名搜索工具

Locate32文件名搜索工具

谷歌桌面搜索

TrueCrypt加密軟件

Winzip文件壓縮工具

Winrar文件壓縮工具

7-zip文件壓縮工具

EasyRecovery磁盤(pán)數(shù)據(jù)恢復(fù)工具

FinalData數(shù)據(jù)恢復(fù)工具

超級(jí)文件粉碎機(jī)